Одна поставка — три одинаковых ввода
Поставщик присылает счёт по почте, водитель привозит накладную, кладовщик фотографирует её для бухгалтера. Номер, сумму и позиции переносят в несколько таблиц. Если снимок обрезан, выяснить это могут уже после закрытия смены. За недостающей страницей снова идут к поставщику.
Бухгалтерия не видит, что склад принял меньше товара. Закупщик ориентируется на счёт, а продажам обещают отгрузку по остаткам, которых ещё нет. В конце месяца сотрудники сверяют документы и ищут версию, где потерялась строка.
Обычный документ занимает несколько минут, но их сотни. Ошибки обходятся дороже ввода: неверная сумма уходит на оплату, дубликат создаёт лишнее поступление. Для исправления приходится собрать участников заново и восстановить, что действительно приехало на склад.
Что изменили
Документы поступают в общую очередь. Поля сравниваются с заказом и приёмкой, дубликаты отмечаются. Сотрудник проверяет расхождения; подтверждённые данные передаются в учёт.
Что это даёт команде
Бухгалтерия разбирает исключения вместо перепечатки каждой строки. У поставки остаётся одна история проверок. Ошибку видно до проведения документа; исправление не требует разбираться с уже оплаченной поставкой.
Стоимость и объём работы
320–480 тыс. ₽ · 5–7 недель
- Счета и накладные 15 поставщиков
- Проверка сумм, реквизитов и дубликатов
- Передача подтверждённых данных в учёт
Рукописные документы и разбор произвольного старого архива оцениваются отдельно.
Как работает
- Счёт попадает в очередь вместе с заказом.
- Сумма и позиции сравниваются с согласованной закупкой.
- Бухгалтер видит несовпадающие или недостающие поля.
- Подтверждённый документ уходит в учёт и архив.